運用RPA技術提高企業會計信息效率與質量
2023-12-11 中國質量萬里行 點擊：次
摘要：現代信息技術的飛速發展，正在深刻改變著企業的運營和管理方式，數字化轉型已成為提升企業競爭力和效率，實現持續發展和領先優勢的重要手段。建立財務共享平臺是大型企業集團在大數據、智能化背景下財務管理變革的必然選擇，而以RPA（機器人流程自動化的簡稱）為代表的數字技術，能夠極大程度替代人工處理規則明確、高度重復的事務性工作。RPA的技術特點與財務共享平臺建設目標基本一致，兩者之間的技術融合為企業注入新的創新動力，幾乎是企業財務管理轉型的必然選擇。正因如此，本文旨在通過深入探討RPA技術在企業財務共享平臺中的應用，有效應對端到端流程自動化的挑戰，推動企業財務管理邁向更智能、更高效的方向。
關鍵詞：財務共享平臺；RPA技術；自動化
前言：財務共享平臺建設目標是通過人員、技術、流程的有效整合，實現財務業務的標準化和流程化，提高業務處理效率和會計信息質量，強化企業內部管理，增強財務職能的價值創造能力。RPA是機器人流程自動化的簡稱，其工作原理是用軟件機器人來模仿人類用戶，代替人工執行重復性業務操作，實現業務處理的自動化。RPA技術與財務共享平臺的融合實踐以及它所帶來的深遠影響，有助于企業更好地把握數字化轉型的機遇，創造出更加靈活、創新且可持續的管理模式。本文以能源行業油氣站業務為例闡述RPA技術在財務共享平臺的應用。
一、RPA技術的工作原理
流程自動化機器人（RPA）技術如同一只模擬人類操作的巧手，其獨特之處在于能夠以自動化方式執行那些反復出現且遵循規則的任務，為企業的數字員工解放人力，顯著地提升整體工作效率和組織運營敏捷性。而要實現這一目標，RPA技術蘊含著三個主要步驟，即錄制、編輯和執行，通過這一流程，RPA能夠巧妙地在企業應用系統中操作，嫻熟地讀取結構化數據，從而在實踐中達到無縫實施流程自動化的目標。具體來說，錄制階段是RPA技術的起始點，機器人仿佛一位記錄大師，將人類操作以精準的方式記錄下來，形成一份操作腳本。隨后，編輯階段成為精雕細琢的過程，由開發人員將這些腳本加以優化，確保其在自動執行時能夠達到最佳效果。最終，執行階段是RPA技術的高潮，機器人憑借精湛的指令執行能力，在企業應用系統中迅速而準確地模擬人類操作，處理各類繁瑣任務，從而實現了流程的自動化。通過這種精心設計的工作流程，RPA技術成為財務共享中心的得力助手，以其高效、精確、不知疲倦的特質，為財務流程的優化和提升作出了重要貢獻。
二、財務共享平臺對RPA技術的需求
一般而言，企業以ERP系統為核心構建財務共享平臺，再與財務共享中心相關的財務規范、制度、流程進行集成，作為業務輸入平臺與財務共享中心運營平臺，支撐財務共享中心的運轉。財務共享服務前臺，主要是報賬系統，用于用戶提報具體業務；財務共享服務中臺，主要是運營系統，用于財務共享中心人員處理前臺的工單，并實現一定程度的自動化記賬。財務共享服務后臺，主要是ERP系統，作為數據接收方，接收中臺數據形成財務核算結果。
在財務共享服務前臺，也就是用戶操作的報賬系統，出于業務標準化和自動化的需求，需要對業務流程進行細分，具體到相應的業務大類、小類以及業務場景，用戶往往需要手工將業務數據填寫至報賬系統相應的表單中，對于固定提報的業務亟需RPA技術釋放人工提報的工作量；在財務共享服務中臺，前端業務流程的細分，使財務共享中心在日常運作中面臨著大量高度重復的任務，而信息技術的發展也實現了大部分業務場景下的智能化記賬規則。正是在這樣的背景下，RPA技術在財務共享服務中臺展現出了其獨特的應用價值，RPA技術的引入使得自動化核算成為可能，不僅可以顯著減少手工、繁復的工作，還可以100%準確率的完成工作；在財務共享服務后臺，如果財務共享平臺與ERP系統非同廠商的軟件產品，由于系統的設計原理、數據設置的規則、業務邏輯的原理等不一致，可能存在數據集成和數據傳輸問題，并且打通不同系統通常需要花費大量時間和成本，因此很多財務共享中心，為了應對異構系統間的數據交互，會采用RPA技術作為解決方案，RPA技術具備將多樣化數據源和不同系統無縫整合的能力，且能夠快速靈活地適應業務變革。這些迫切的需求推動著財務共享中心積極探索并應用RPA技術，以提升整體工作效率和運行質量。
三、RPA技術與財務共享平臺的融合實踐
RPA技術與財務共享平臺的融合應用體現在財務共享服務前中后臺等多個方面，在一定程度上以自動化釋放了人工操作的工作量，提高處理時效及準確性，同時也以自動化為目標，推動業務規范及標準化，促進流程優化，提升了整體財務管理水平。
隨著科技的不斷進步，能源行業油氣站通過推廣零管系統輔助油氣站高效率、低成本運營，便捷管理客戶服務，精確掌握銷售數據等信息。但目前存在企業未實現零管系統與ERP系統對接，零管系統數據與企業內部財務數據間仍然呈現出相對獨立的關系，信息共享效應較差，數據間缺乏集成關系，導致財務數據處理難度大。在實施財務共享平臺后，業務人員需要根據零管系統銷售報表，按照業務提報所需信息（客戶、產品、數量、金額等）再次加工，逐筆提報銷售收入單。為解決業務系統與財務系統存在數據孤島導致的業務人員重復工作，可以在業務提報環節開發收入提報RPA，由RPA將零管系統銷售報表中的數據進行加工處理，按照設計流程寫入報賬單相應位置，設置相應檢查校驗，并在報賬系統上載各類支持附件，完成業務單據提報。此外，財務共享服務中臺（運營系統）和后臺（ERP系統）因開發難度及成本問題也存在數據無法直接傳輸的情況，如在收入核算時需錄入獲利能力以助于財務管理分析（實施ERP的企業往往通過獲利能力子模塊對企業的獲利能力進行全方位的分析，從區域、業務、產品、客戶等各種角度觀察企業的獲利能力，以支持內部管理和經營決策），但運營系統無法通過會計引擎實現獲利能力數據自動帶入會計憑證，還需人工參與制證。這種情況下可以利用RPA非侵入性的優點，通過RPA技術輔助核算，在對企業的業務、產品進行梳理，對相應獲利能力數據進行標準和規范的基礎上，通過產品與獲利能力映射的關系，給RPA一定的流程邏輯，實現RPA自動補充獲利能力數據完成制證。由于自動化需求的上升，一定程度上也促進了標準的統一，加快了標準的制定與推行，通過RPA技術與財務共享平臺的融合實踐，將進一步提升業務及財務標準化，讓企業管理者在使用數據對標分析時獲得更具參考價值的結果。
四、實現端到端流程自動化的挑戰及建議
在財務共享平臺應用RPA技術實現端到端流程自動化時，盡管有著許多優勢，但也面臨著一些挑戰，這些挑戰需要企業充分認識并采取適當的策略來應對。
1.復雜業務場景中的業務邏輯自動化難度大：在財務共享中心，財務流程處理涉及的業務規則、邏輯判斷相對復雜，需要進行業務梳理、流程規范、數據映射，將這些復雜的業務規則和邏輯轉化為RPA流程需要充分的業務理解和技術支持。在應對這一挑戰時，企業需要加強與業務部門的合作，提升可支撐的業務深度、構建豐富的業務組件，確保RPA流程能夠準確地模擬并執行復雜的業務邏輯。
2.不同系統集成導致的異構數據處理難題：在財務共享中心，流程處理需要跨越多個信息系統，涉及的數據往往來自不同的系統和數據源，這些數據可能存在格式和結構上的差異。為解決這一問題，RPA技術需要強大的數據整合和轉換能力，能夠處理不同系統之間的數據集成問題，確保數據的準確傳遞和轉換。
3.業務發展變化對RPA流程調整的敏捷性要求高：財務流程往往隨著業務的變化而變化，可能需要新增步驟、調整規則或者適應新的流程。這就要求RPA流程能夠靈活地適應業務變化，需要建立起一套敏捷的流程調整機制，以確保其在不斷變化的業務環境中保持高效運行。
4.對于RPA的監控、安全與合規性評估需同步到位：雖然RPA技術可以自動執行任務，但是監控RPA的工作狀態和流程執行情況同樣重要，及時發現問題并進行修復是保障流程穩定性的關鍵。同時，財務數據的處理涉及隱私和安全問題，確保RPA流程的安全性和合規性需作為重要任務。防止機器人濫用權限、保護敏感數據，以及符合相關法規和監管要求，都需要得到充分的考慮和保障。
5.需提高員工對于變革的積極性和接受度：引入RPA技術可能對財務共享中心的員工產生影響，他們需要適應新的工作方式和流程。企業需要進行有效的變革管理，與員工進行溝通和培訓，確保員工能夠適應新的工作環境并充分發揮RPA技術的優勢。
五、RPA技術與財務共享平臺融合的未來發展方向
RPA技術與財務共享平臺的深度融合將為企業帶來更多機遇，是智慧財務不可或缺的新動能。隨著技術的不斷進步，RPA將與其他前沿技術相融合，讓企業業務流程越來越高效，為企業提供更智能的解決方案，加速企業的數字化轉型。
以RPA融合技術助力財務共享中心智能審核：雖然目前RPA在財務共享中心主要應用于制證類的重復性任務，但在未來，RPA有望與其他新技術相結合（如自然語言處理、圖像識別等），使RPA具備更高的智能化水平和更廣泛的應用領域，以應對更復雜的業務場景。RPA將能夠更好地理解和處理非結構化數據，如文本、圖像等，以輔助財務共享中心單據審核，實現業務流程的全面自動化。
以RPA融合技術支持財務共享中心智慧運營，在可視化技術實現的基礎上，探討RPA與可視化的技術融合方式，利用RPA抓取數據，利用信息技術高效地收集、處理、分析、展示數據，為運營管理提供更準確、實時和全面的數據分析和決策支持，有利于提高財務共享中心的運營效率和服務水平。
以RPA融合技術推進財務共享中心數字化轉型：隨著機器學習和自適應技術的發展，未來RPA將能夠自我學習和自我優化，在執行任務的過程中不斷積累經驗，提高自己的性能。探索RPA與低代碼平臺的技術融合、推行以自然語言為接口的新型RPA等，將使便捷RPA開發成為可能，如可以通過自然語言與RPA機器人進行交互，無須繁瑣的編程或指令，使更多人能夠參與到流程自動化中來，推動財務共享中心高水平轉型發展。
六、總結
本文深入探討了RPA技術在企業財務共享平臺中的應用價值，通過對RPA技術工作原理，財務共享中心對RPA技術的需求以及實際應用場景的分析，我們可以清楚地看到RPA技術為財務共享中心帶來的積極影響。RPA技術不僅可以讓業務流程越來越高效，還能夠超越傳統自動化，以低成本的方式集成周邊系統，實現端到端的流程自動化。展望未來，RPA技術將與人工智能、大數據等其他新技術相結合，為財務共享中心帶來更多機遇和創新空間，RPA技術與財務共享平臺的深度融合將為企業提供更智能、更高質量的財務管理服務，實現財務數字化轉型的更大成功。
綜上所述，RPA技術與財務共享平臺的深度融合，不僅是當前的重要趨勢，更是未來財務管理的重要方向，值得企業在數字化轉型過程中充分考慮和應用。
作者簡介：張瑩（1990.08），女，漢族，河北省棗強縣人，本科，中級會計師，研究方向：企業財務共享、關聯交易管理。
掃碼投訴
京公網安備11010502034432號