□ 姚紹龍

    當(dāng)你的上司向你索取一份資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否會(huì)滿文件夾地翻個(gè)底朝天？

    那天，筆者急著出發(fā)去企業(yè)輔導(dǎo)，但在整理文件袋時(shí)卻發(fā)現(xiàn)少了一份關(guān)鍵的表格。說(shuō)它關(guān)鍵，是因?yàn)檫@份表格是今天要去企業(yè)討論輔導(dǎo)的主題，沒(méi)有它，筆者的計(jì)劃將被更改。于是就叫助理馬上再準(zhǔn)備一份。然而，10分鐘過(guò)去了，助理還在滿辦公室翻找。要命的是，約定出發(fā)的時(shí)間快到了，已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間再等她慢慢地找了。

    類似的情況在企業(yè)里多得數(shù)不勝數(shù)，只要對(duì)企業(yè)的辦公室稍加觀察，大概就能看到：多數(shù)人的辦公桌上都堆滿了文件，有些辦公桌甚至雜亂得不堪入目。照理說(shuō)，辦公桌是現(xiàn)代職場(chǎng)人士最重要的工作領(lǐng)域，如此雜亂則必定影響管理者的工作效率和職業(yè)形象。而且，文件的雜亂堆積不僅妨礙你注意力的集中，還會(huì)導(dǎo)致情緒緊張、思緒紛亂，增加查找的時(shí)間。

    表面看來(lái)，造成“文件滿桌病”的原因，大家都會(huì)怪罪于自己使用的辦公桌實(shí)在太小。但事實(shí)上，辦公桌的雜亂程度與辦公桌的大小根本無(wú)關(guān)，而是人為的雜亂。假如是一個(gè)不講條理、思維雜亂的人，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌也會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“只要有足夠的場(chǎng)地，文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間”。

    導(dǎo)致文件堆積的原因主要有以下幾條：一是管理者沒(méi)有受過(guò)良好的職業(yè)訓(xùn)練，不具備相應(yīng)的技能；二是管理者缺乏對(duì)工作的有效規(guī)劃；三是管理者邏輯思維混亂所致。所以，要解決這個(gè)問(wèn)題，管理者必須從以下幾個(gè)方面入手：一是妥善進(jìn)行工作規(guī)劃，分清矛盾主次與輕重緩急——將重要的事情記載紙上、將重要的資料放在手邊；二是根據(jù)工作規(guī)劃將辦公室或辦公桌分區(qū)分類，將文件資料一一進(jìn)行標(biāo)示并編號(hào)管制；三是堅(jiān)持天天進(jìn)行整理、整頓，訓(xùn)練自己良好的行為習(xí)慣。

    《中國(guó)質(zhì)量報(bào)》