工作環(huán)境虛擬 成員來源廣泛

    虛擬團(tuán)隊(duì)也需有形管理

    □ 本報(bào)記者 張曉航

    信息技術(shù)革命不僅改變了整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營方式價(jià)值鏈，提高了企業(yè)生產(chǎn)效率、降低了經(jīng)營成本、優(yōu)化了資源配置，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)財(cái)富的最大化，它也改變著組織結(jié)構(gòu)和組織行為，如組織結(jié)構(gòu)的扁平化、網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化，這都為虛擬團(tuán)隊(duì)的形成創(chuàng)造了良好的外部條件。

    虛擬團(tuán)隊(duì)不同于傳統(tǒng)的實(shí)體團(tuán)隊(duì)，成員不再依賴于一個(gè)看得見摸得著的辦公場所而運(yùn)作，而是就職于一個(gè)虛擬的空間，主要依賴于現(xiàn)代通信與信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的溝通與協(xié)調(diào)。

    虛擬團(tuán)隊(duì)只要通過電話、網(wǎng)絡(luò)、傳真或可視圖文來溝通、協(xié)調(diào)，甚至共同討論、交換文檔，便可以分工完成一份事先擬定好的工作。換句話說，虛擬團(tuán)隊(duì)就是在虛擬的工作環(huán)境下，由進(jìn)行實(shí)際工作的真實(shí)的團(tuán)隊(duì)人員組成，并在虛擬企業(yè)的各成員相互協(xié)作下提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。

    優(yōu)于傳統(tǒng)團(tuán)隊(duì)

    現(xiàn)代通信與信息技術(shù)的使用，使距離不再成為直接影響人們工作與生活的因素，這就大大拓寬了人才來源渠道，企業(yè)可以動(dòng)態(tài)地集聚和利用世界各地的人才資源，這為獲得通常很難招聘到的具有專技能的人才創(chuàng)造了條件，同時(shí)也減少了關(guān)鍵人才的流失。

    據(jù)業(yè)內(nèi)人士分析，虛擬團(tuán)隊(duì)成員來源區(qū)域廣泛，能夠充分獲取世界各地的技術(shù)、知識、產(chǎn)品信息資源，這為保持產(chǎn)品的先進(jìn)性奠定了基礎(chǔ)。同時(shí)，成員可以采集各地顧客的相應(yīng)信息，反映顧客的需求，并能及時(shí)解決客戶的相關(guān)問題，從而能夠全面地了解顧客，有利于組織盡快設(shè)計(jì)和開發(fā)出滿足顧客需求的產(chǎn)品和服務(wù)，建立起良好的顧客關(guān)系。

    虛擬團(tuán)隊(duì)集聚各地的優(yōu)秀人才，他們在各自的領(lǐng)域內(nèi)都具有知識結(jié)構(gòu)優(yōu)勢，眾多單項(xiàng)優(yōu)勢的聯(lián)合，必然形成強(qiáng)大的競爭優(yōu)勢。同時(shí)，通過知識共享、信息共享、技術(shù)手段共享等，優(yōu)秀成員好的經(jīng)驗(yàn)、靈感能夠很快在數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)內(nèi)得以推廣，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)和有效合作。網(wǎng)絡(luò)內(nèi)良好的知識采集、篩選、整理、分析工具和機(jī)制，使眾多不同渠道的零散知識可以迅速整合為系統(tǒng)的集體智慧，轉(zhuǎn)化為競爭優(yōu)勢。

    團(tuán)隊(duì)是高效組織應(yīng)付環(huán)境變化的有效手段之一，而虛擬團(tuán)隊(duì)利用最新的網(wǎng)絡(luò)、群件、移動(dòng)電話、可視電話會(huì)議等技術(shù)實(shí)現(xiàn)基本的溝通，在技術(shù)上的誘惑力更是顯而易見的，團(tuán)隊(duì)成員之間可以及時(shí)地進(jìn)行信息交流，防止信息滯留，從而縮短了信息溝通和交流所用的時(shí)間，確保及時(shí)作出相對正確的決策。

    虛擬團(tuán)隊(duì)打破了組織的界線，使得組織可以大量利用外部人力資源條件，而減輕了組織內(nèi)部人工成本壓力。在此基礎(chǔ)上，組織可以大力精簡機(jī)構(gòu)，重新設(shè)計(jì)組織構(gòu)架，使人員朝有利于組織發(fā)展的方向流動(dòng)，促使組織結(jié)構(gòu)扁平化。此外，團(tuán)隊(duì)柔性的工作模式減少了成員的辦公費(fèi)用、為聚集開會(huì)而支付的旅行費(fèi)用等，也減少了重新安置員工的費(fèi)用，從而降低了管理成本。

    信任被賦予了全新的含義

    目前，全球虛擬團(tuán)隊(duì)的數(shù)量是有史以來最多的，他們的成員也在迅速增加。最新的研究顯示，這些技巧不僅與管理同處一地的團(tuán)隊(duì)所需的技巧不同，而且還常常截然相反。管理地理位置分散的團(tuán)隊(duì)所需的技巧，要比管理傳統(tǒng)、同地工作的團(tuán)隊(duì)廣泛得多。不僅如此，管理者還需要根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的不同組成和他們之間的距離選擇不同的技巧。

    對于同處一地的團(tuán)隊(duì)而言，如果領(lǐng)導(dǎo)者扮演的角色是協(xié)助者，團(tuán)隊(duì)成員的獲益是最大的，而虛擬團(tuán)隊(duì)需要一名能提供清晰界定的方向的管理者，以消除工作中的任何模棱兩可之處。在同一間辦公室工作的團(tuán)隊(duì)，在工作職責(zé)方面可以松散一些，甚至可以兩個(gè)人擔(dān)當(dāng)同一種角色。在虛擬團(tuán)隊(duì)中，這種做法行不通。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人必須明確規(guī)定各自的角色和職責(zé)，并且以身作則。

    不少業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為，世界各地的團(tuán)隊(duì)運(yùn)作方式并不相同，對全球性虛擬團(tuán)隊(duì)最困難的挑戰(zhàn)是要認(rèn)識到成員作出決策的風(fēng)格或許根植于他們所在國家的文化。因此全球性團(tuán)隊(duì)需要非常明確地說明決策方式，而最好的全球性團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人必須愿意在項(xiàng)目的不同階段嘗試不同的決策流程。

    在虛擬團(tuán)隊(duì)中，信任被賦予了全新的含義。在一個(gè)地理位置分散的團(tuán)隊(duì)里，是否值得信任幾乎只能通過可靠性進(jìn)行衡量。一位虛擬團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)師指出，虛擬團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者需要專注于創(chuàng)造一個(gè)高度明確的流程，使隊(duì)員能按照該流程多次、連續(xù)提供特定的結(jié)果。這樣可靠性，也即值得信任的程度，就能在兩三輪循環(huán)后確定。做到這點(diǎn)后，面對面的會(huì)見可以減少到一年一次左右。

    在虛擬團(tuán)隊(duì)中最關(guān)鍵的技巧是溝通。但當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行虛擬溝通時(shí)，影響力常常會(huì)降低。實(shí)驗(yàn)證明，在講話時(shí)移動(dòng)你的身體能增強(qiáng)你講話的效果。而虛擬團(tuán)隊(duì)的經(jīng)理常常會(huì)端坐在辦公桌前，全神貫注地盯著視頻會(huì)議的畫面，從而失去了人際交往效用，說服力大減。走動(dòng)或僅僅揮動(dòng)手臂就屬于簡單而有效的溝通技巧，管理者們可以應(yīng)用這些技巧來提高所傳達(dá)的信息的說服力。

    《中國質(zhì)量報(bào)》